Co można wrzucić w koszty firmy? 15 wydatków, o które pytają przedsiębiorcy

Perfekt Podatki · Przasnysz i Maków Mazowiecki · Czas czytania: ok. 4 minuty

Prowadzisz firmę i zastanawiasz się, co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej? Laptop, telefon, paliwo, reklama, szkolenie, a może kawa dla klientów?

Nie każdy wydatek związany z firmą automatycznie staje się kosztem podatkowym. Podstawowa zasada jest prosta: koszt powinien mieć związek z działalnością i służyć osiągnięciu przychodu albo zachowaniu lub zabezpieczeniu jego źródła. Wydatek musi być również odpowiednio udokumentowany i nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów.

Co można zaliczyć do kosztów firmy?

W praktyce przedsiębiorcy mają bardzo dużo różnych wydatków. Poniżej 15 przykładów, które często pojawiają się w działalności gospodarczej.

To oczywiście nie jest zamknięta lista. Kosztem może być również wiele innych wydatków, jeżeli spełniają wymagane warunki.

Laptop, telefon i sprzęt komputerowy — czy można wrzucić w koszty?

Tak, jeżeli sprzęt jest wykorzystywany w działalności gospodarczej.

Laptop może być potrzebny np. do obsługi klientów, wystawiania faktur, prowadzenia księgowości czy wykonywania usług. Podobnie telefon może służyć do kontaktu z klientami i prowadzenia firmy.

Trzeba jednak uważać, gdy sprzęt jest wykorzystywany jednocześnie prywatnie i firmowo. W takiej sytuacji sposób rozliczenia może wymagać dodatkowej analizy.

Przy droższych składnikach majątku trzeba również sprawdzić, czy wydatek powinien zostać rozliczony bezpośrednio, czy poprzez amortyzację.

Samochód w kosztach firmy — tutaj trzeba uważać

Wydatki związane z samochodem są jednym z najczęstszych tematów, o które pytają przedsiębiorcy.

Paliwo, naprawy, części, ubezpieczenie czy leasing mogą mieć związek z działalnością, ale zasady ich rozliczania zależą m.in. od tego, czy samochód jest firmowy, prywatny, czy wykorzystywany również do celów prywatnych.

Dlatego nie warto przyjmować zasady „mam fakturę na firmę, więc wszystko wrzucam w koszty”.

Czy reklama firmy jest kosztem?

Co do zasady wydatki na reklamę mogą być kosztem, jeżeli mają związek z działalnością.

Może to być np.:

• reklama Google,
• reklama w mediach społecznościowych,
• ulotki i wizytówki,
• banery,
• strona internetowa,
• pozycjonowanie,
• materiały reklamowe.

W przypadku wydatków o charakterze reprezentacyjnym sytuacja może wyglądać inaczej, dlatego reklamy i reprezentacji nie należy traktować jako tego samego.

A kawa, obiad albo prezent dla klienta?

Tutaj pojawia się sporo wątpliwości.

Samo stwierdzenie, że „wydatek był związany z klientem”, nie wystarcza. Szczególnie ostrożnie trzeba podchodzić do wydatków, które mogą zostać uznane za koszty reprezentacji.

Dlatego przed zaksięgowaniem nietypowego wydatku warto sprawdzić jego charakter, cel oraz okoliczności.

Faktura na firmę nie oznacza automatycznie kosztu

To jedna z najważniejszych zasad.

Faktura wystawiona na przedsiębiorcę nie daje sama w sobie prawa do zaliczenia wydatku do kosztów.

Liczy się przede wszystkim rzeczywisty związek wydatku z działalnością gospodarczą, jego cel oraz prawidłowe udokumentowanie. Koszt nie może również należeć do wydatków ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Przykład?

Kupujesz telewizor do domu i prosisz sprzedawcę o wystawienie faktury na firmę. Sama faktura nie sprawi, że zakup stanie się kosztem podatkowym.

Co z wydatkiem, który służy firmie i prywatnie?

To częsta sytuacja przy jednoosobowych działalnościach.

Przedsiębiorca może korzystać z telefonu, samochodu czy części mieszkania zarówno prywatnie, jak i zawodowo. W takich przypadkach nie zawsze można bez dodatkowej analizy zaliczyć 100% wydatku do kosztów.

Sposób rozliczenia zależy od rodzaju wydatku i konkretnych zasad podatkowych.

Jak sprawdzić, czy wydatek można wrzucić w koszty?

Przed zaksięgowaniem wydatku warto zadać sobie cztery pytania:

1. Czy wydatek ma związek z moją działalnością?

2. Czy może przyczynić się do uzyskania przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła?

3. Czy mam odpowiedni dokument potwierdzający wydatek?

4. Czy przepisy nie wyłączają tego wydatku z kosztów?

Jeżeli odpowiedź na wszystkie pytania jest twierdząca, wydatek może spełniać podstawowe warunki uznania go za koszt podatkowy.

Koszty firmy — warto korzystać z nich z głową

Prawidłowe rozliczanie kosztów pozwala zmniejszyć dochód podlegający opodatkowaniu. Przy skali podatkowej i podatku liniowym dochód z działalności ustala się jako przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodów.

Nie oznacza to jednak, że warto „szukać kosztów na siłę”. Najważniejsze jest prawidłowe rozliczenie rzeczywistych wydatków związanych z działalnością.

Jeżeli masz wątpliwości, czy konkretny zakup możesz zaliczyć do kosztów, lepiej sprawdzić to przed zaksięgowaniem faktury.

Nie wiesz, czy dany wydatek możesz wrzucić w koszty firmy?

W Perfekt Podatki w Przasnyszu i Makowie Mazowieckim pomagamy przedsiębiorcom prawidłowo rozliczać koszty, prowadzimy księgowość i doradzamy w sprawach podatkowych.

Perfekt Podatki · Przasnysz · Maków Mazowiecki