Czy Twoja firma jest gotowa na kontrolę skarbową? Sprawdź zanim urząd to zrobi za Ciebie

Perfekt Podatki  ·  Przasnysz i Maków Mazowiecki  ·  Czas czytania: ok. 5 minut

Kontrola skarbowa to jedno z tych słów, które powodują że przedsiębiorcom przyspiesza tętno. Nieważne czy wszystko robisz zgodnie z przepisami — sama wizja kontrolera z urzędu skarbowego w progu firmy potrafi wywołać stres. Dlatego warto być gotowym zanim cokolwiek się wydarzy.

Dobra wiadomość jest taka: dobrze prowadzona, rzetelna firma nie ma się czego bać. Zła wiadomość: „dobrze prowadzona” oznacza coś konkretnego — nie tylko że nie oszukujesz, ale też że masz porządek w dokumentacji, rozliczeniach i procesach. A z tym bywa różnie, szczególnie gdy firma rośnie szybciej niż jej administracja. Sprawdzamy co tak naprawdę sprawdza urząd i jak się do tego przygotować.

Czy małe firmy też są kontrolowane?

Tak — i to jest mit który warto obalić. Wiele osób myśli że kontrole dotyczą tylko dużych firm albo tych z jakimiś „czerwonymi flagami”. W praktyce każda firma może zostać skontrolowana — niezależnie od wielkości, branży i miejsca prowadzenia działalności. Urząd skarbowy typuje firmy do kontroli na podstawie analizy danych, ale też losowo i tematycznie — na przykład sprawdzając całą branżę w danym regionie.

Przedsiębiorcy z Przasnysza i Makowa Mazowieckiego nie są tu wyjątkiem — lokalne urzędy skarbowe prowadzą kontrole regularnie i nie uprzedzają z dużym wyprzedzeniem. Zazwyczaj zawiadomienie o wszczęciu kontroli podatkowej przychodzi kilka dni wcześniej — i wtedy zaczyna się gorączkowe szukanie dokumentów, które powinny być pod ręką od dawna.

Co sprawdza urząd skarbowy podczas kontroli?

Kontrola może dotyczyć różnych obszarów — i zwykle urząd określa jej zakres w zawiadomieniu. Najczęściej weryfikowane są poprawność rozliczeń podatkowych za wskazany okres, prawidłowość i kompletność dokumentacji fakturowej, terminowość składania deklaracji i odprowadzania podatków, zgodność zadeklarowanych przychodów z rzeczywistymi wpływami na konto, oraz prawidłowość zaliczanych kosztów uzyskania przychodów.

Coraz częściej kontrole skupiają się też na rozliczeniach VAT — zwłaszcza przy firmach które regularnie wykazują nadwyżki podatku naliczonego nad należnym i wnioskują o zwroty. KSeF dodatkowo ułatwia fiskusowi krzyżowe sprawdzanie danych między kontrahentami — więc spójność dokumentacji staje się jeszcze ważniejsza niż kilka lat temu.

Ważna zasada: urząd skarbowy może cofnąć się z kontrolą aż 5 lat wstecz. To oznacza że dokumenty z 2021 roku nadal mogą być przedmiotem kontroli w 2026 roku. Przechowuj dokumentację przez co najmniej 6 lat — z zapasem.

Skąd biorą się problemy — najczęstsze przyczyny

Większość problemów podczas kontroli nie wynika ze świadomego oszustwa. Wynikają z chaosu, zaniedbań i nieaktualnej wiedzy o przepisach. To pocieszające i niepocieszające jednocześnie — bo oznacza że da się im zapobiec, ale też że można je popełnić zupełnie nieświadomie.

Najczęstszy problem to braki w dokumentacji — brak faktur, nieczytelne lub niekompletne dokumenty, faktury wystawione na osobę prywatną zamiast na firmę. Drugi to błędy w rozliczeniach — zła stawka VAT, błędnie wyliczona podstawa opodatkowania, pomyłki w deklaracjach. Trzeci to koszty które trudno obronić — wydatki słabo udokumentowane lub niemające wyraźnego związku z działalnością. Czwarty to niespójność danych — rozbieżności między deklaracjami, rejestrem VAT a danymi na kontach bankowych. Od czasu wdrożenia KSeF i JPK urząd ma te dane zestawione automatycznie i niespójności wychodzą szybciej niż kiedykolwiek.

Uwaga: od 2026 roku urząd skarbowy ma dostęp do danych z KSeF w czasie rzeczywistym. Krzyżowe sprawdzanie faktur między sprzedawcą a nabywcą stało się automatyczne. Jeśli Twój kontrahent wykazał fakturę inaczej niż Ty — system to zauważy. Spójność dokumentacji nigdy nie była tak ważna jak teraz.

Jak wygląda kontrola w praktyce — czego się spodziewać?

Kontrola podatkowa zazwyczaj zaczyna się od zawiadomienia — masz od 7 dni na przygotowanie się. Kontrolerzy przyjeżdżają do siedziby firmy lub prowadzą kontrolę w urzędzie na podstawie przesłanych dokumentów. Mają prawo żądać okazania ksiąg rachunkowych, faktur, umów, wyciągów bankowych i innych dokumentów związanych z kontrolowanym okresem.

Co ważne — masz prawa podczas kontroli. Możesz być reprezentowany przez pełnomocnika, w tym przez doradcę podatkowego. Możesz składać wyjaśnienia. Możesz wnosić zastrzeżenia do protokołu kontroli. Warto z tych praw korzystać — szczególnie jeśli cokolwiek budzi Twoje wątpliwości.

Prosta checklista — czy Twoja firma jest gotowa?

Lepiej zapobiegać niż gasić pożar

Firmy które regularnie dbają o porządek w dokumentacji i współpracują z rzetelnym biurem rachunkowym przechodzą kontrole spokojnie. Nie dlatego że mają specjalną tarczę — ale dlatego że nie mają nic do ukrycia i wszystko jest na swoim miejscu.

Jeśli czujesz że w Twojej firmie panuje trochę za duży chaos dokumentacyjny, że nie wiesz czy wszystkie koszty są dobrze rozliczone albo że od dawna nie robiłeś przeglądu podatkowego — to dobry moment żeby to zmienić. Nie czekaj aż urząd przyjdzie pierwszy.

W Perfekt Podatki, zarówno w Przasnyszu jak i w Makowie Mazowieckim, pomagamy przedsiębiorcom zadbać o bezpieczeństwo podatkowe — jeszcze zanim pojawi się jakikolwiek problem. Robimy przeglądy dokumentacji, wskazujemy obszary ryzyka i pomagamy je uporządkować. Bo spokój podczas kontroli zaczyna się na długo przed jej wszczęciem.

Chcesz sprawdzić czy Twoja firma jest gotowa na kontrolę?

Umów się na przegląd podatkowy w Perfekt Podatki w Przasnyszu lub Makowie Mazowieckim. Lepiej wiedzieć wcześniej niż dowiedzieć się od kontrolera.

perfektpodatki.pl  ·  Przasnysz  ·  Maków Mazowiecki