KSeF 2027 – nadchodzą kary za błędy i naruszenia. Czy Twoja firma jest gotowa?

Perfekt Podatki  ·  Przasnysz i Maków Mazowiecki  ·  Czas czytania: ok. 5 minut

W 2026 roku przedsiębiorcy z Przasnysza, Makowa Mazowieckiego i całej Polski mogli nieco odetchnąć — Ministerstwo Finansów ogłosiło rok wdrożeniowy bez kar administracyjnych za błędy w KSeF. Ale ten komfort ma datę ważności: 31 grudnia 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku zaczyna się zupełnie inna gra.

Nie piszę tego żeby straszyć. Piszę to dlatego, że lepiej wiedzieć z wyprzedzeniem co Cię czeka — i mieć czas żeby się przygotować — niż dowiedzieć się o karze z decyzji naczelnika urzędu skarbowego. A ta, jak zaraz zobaczysz, może być naprawdę dotkliwa.

Ile wynoszą kary za błędy w KSeF od 2027 roku?

Przepisy są zapisane w art. 106ni ustawy o VAT i nie pozostawiają zbyt dużego pola do interpretacji. Kary są administracyjne — nakłada je naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji, a przedsiębiorca ma 14 dni na zapłatę od dnia jej doręczenia.

Do tego dochodzą kary za brak przesłania faktury offline do KSeF w wymaganym terminie — faktury wystawione w trybie offline muszą trafić do systemu w ciągu 7 dni roboczych od przywrócenia jego działania. Przekroczenie tego terminu też może skutkować sankcją.

Uwaga: przed nałożeniem kary urząd skarbowy NIE wyśle Ci żadnego wezwania do usunięcia naruszenia. Nie ma takiego obowiązku — kara zostaje nałożona od razu po stwierdzeniu uchybienia. Nie licz na drugą szansę.

Czy w 2026 roku można już dostać karę za KSeF?

To ważna kwestia, bo wiele firm myśli że skoro kary administracyjne startują w 2027 roku — to w 2026 można sobie pozwolić na dowolność. To błędne założenie.

W 2026 roku obowiązuje okres przejściowy bez administracyjnych kar pieniężnych z ustawy o VAT. Ale nadal obowiązują przepisy Kodeksu karnego skarbowego. Oznacza to, że za niewystawienie faktury, wystawienie jej w sposób wadliwy lub nierzetelny — odpowiedzialność karnoskarbowa istnieje już teraz. I dotyczy konkretnych osób — właściciela firmy, prezesa, osoby odpowiedzialnej za fakturowanie. Nie firmy jako abstrakcji, ale człowieka z imieniem i nazwiskiem.

Za co dokładnie grożą kary od 2027 roku?

Jest jednak pewna dobra wiadomość: organ podatkowy przy ustalaniu wysokości kary bierze pod uwagę stopień naruszenia, jego powtarzalność oraz skutki dla budżetu państwa. Jeśli uchybienie wynikało z przyczyn niezależnych od podatnika — np. awarii systemu lub siły wyższej — możliwe jest nawet odstąpienie od nałożenia kary. Ale to wyjątki, nie reguła.

Jedna ważna zasada której nie znajdziesz w nagłówkach

Od 2027 roku za to samo naruszenie nie można dostać dwóch kar jednocześnie — albo administracyjna z ustawy o VAT, albo karnoskarbowa z KKS. To dobra wiadomość. Ale żeby to zadziałało na Twoją korzyść — musisz być w systemie i wystawiać faktury prawidłowo. Nie ma innej drogi.

Warto też pamiętać, że decyzję o karze można zaskarżyć — odwołanie składa się do dyrektora właściwej Izby Administracji Skarbowej za pośrednictwem urzędu, który wydał decyzję. Ale lepiej nie doprowadzać do sytuacji w której będziesz musiał z tej możliwości korzystać.

Co zrobić żeby uniknąć kar? Konkretna lista

Masz przed sobą całe drugie półrocze 2026 roku — to wystarczająco dużo czasu żeby się przygotować. Pod warunkiem że zaczniesz teraz, a nie w grudniu. Oto co warto zrobić niezależnie od tego czy prowadzisz firmę w Przasnyszu, Makowie Mazowieckim czy gdziekolwiek indziej.

Pierwsza rzecz to weryfikacja czy Twój system księgowy lub program do fakturowania jest poprawnie zintegrowany z KSeF i czy faktury trafiają do systemu we właściwym formacie XML. Drugi krok to sprawdzenie uprawnień — osoby wystawiające faktury muszą mieć prawidłowo skonfigurowane dostępy w systemie, zgłoszone przez formularz ZAW-FA. Trzecia kwestia to procedury awaryjne — co robi Twoja firma gdy KSeF nie działa? Faktury offline muszą trafić do systemu w ciągu 7 dni roboczych od przywrócenia jego działania. Czwarte to przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie — nieznajomość przepisów nie zwalnia z odpowiedzialności. I piąte — konsultacja z księgowym lub doradcą podatkowym, który oceni czy Twoje procesy są zgodne z wymogami.

W Perfekt Podatki pomagamy przedsiębiorcom z Przasnysza i Makowa Mazowieckiego przejść przez ten proces spokojnie i bez nerwów. Lepiej zrobić to z wyprzedzeniem niż gasić pożar w grudniu 2026 roku.

Chcesz uniknąć kar za KSeF w 2027 roku?

Pomożemy Ci ocenić czy Twoja firma jest gotowa i co jeszcze warto poprawić przed końcem roku. Zapraszamy przedsiębiorców z Przasnysza i Makowa Mazowieckiego — umów się na konsultację.

perfektpodatki.pl  ·  Przasnysz  ·  Maków Mazowiecki