KSeF – jak zgłosić podejrzaną fakturę? Nowa funkcja, którą każdy przedsiębiorca powinien znać

Perfekt Podatki  ·  Przasnysz i Maków Mazowiecki  ·  Czas czytania: ok. 5 minut

KSeF działa, faktury płyną — ale razem z prawdziwymi dokumentami do systemu mogą trafiać też te fałszywe. Ministerstwo Finansów odpowiedziało na ten problem nową funkcją w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Od końca kwietnia 2026 roku możesz zgłosić podejrzaną fakturę bezpośrednio w systemie — bez formularzy, bez dzwonienia, w kilka kliknięć.

Brzmi dobrze? Bo jest dobrze. Ale żeby z tej funkcji korzystać mądrze — i nie wpaść w pułapkę nadmiernego zgłaszania — warto wiedzieć dokładnie jak to działa. Wyjaśniamy krok po kroku.

Skąd w ogóle problem z fałszywymi fakturami w KSeF?

KSeF ma jedną cechę, która jest jednocześnie jego siłą i potencjalną słabością: system automatycznie przypisuje faktury do nabywcy na podstawie numeru NIP. Brzmi logicznie — ale oznacza to, że każdy podmiot może wystawić fakturę na dane Twojej firmy, a dokument automatycznie trafi na Twoje konto w systemie.

W większości przypadków będą to zwykłe pomyłki — ktoś wpisał zły NIP. Ale część takich faktur może być celowym działaniem oszustów, którzy liczą na to że w natłoku dokumentów nie zauważysz podejrzanej pozycji i zapłacisz za transakcję, która nigdy nie miała miejsca. Warto pamiętać, że sama obecność faktury w KSeF nie powoduje automatycznie skutków podatkowych — dopiero jej ujęcie w księgach i rozliczeniach może je wywołać. Mimo to lepsza czujność niż żal.

Jak zgłosić podejrzaną fakturę w KSeF 2.0 – krok po kroku

Ministerstwo Finansów udostępniło funkcję zgłaszania nadużyć w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Stary formularz zgłoszeniowy KSeF już nie obowiązuje — wszystko odbywa się teraz bezpośrednio w aplikacji.

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 Przez stronę podatki.gov.pl lub aplikację mobilną KSeF 2.0.
2. Przejdź do zakładki „Faktury” → „Lista faktur” → „Faktury zakupowe”Znajdź fakturę, która budzi Twoje wątpliwości i wejdź w jej szczegóły.
3. Kliknij „Zgłoszenie nadużycia”Opcja dostępna w widoku szczegółów konkretnej faktury.
4. Wskaż powód i uzupełnij uzasadnienieOpisz krótko dlaczego faktura budzi Twoje podejrzenia. Każde zgłoszenie jest rozpatrywane indywidualnie.
5. Potwierdź oświadczenie i kliknij „Zgłoś”Gotowe. Zgłoszenie trafia bezpośrednio do Krajowej Administracji Skarbowej.

Ważne: zgłoszenia może dokonać wyłącznie nabywca lub jego upoważniony pracownik. Sprzedawca nie ma możliwości zgłoszenia nadużycia dotyczącego własnej faktury. Każde zgłoszenie dotyczy jednej konkretnej faktury — nie można zgłosić kilku na raz.

Kiedy warto zgłosić fakturę, a kiedy lepiej się wstrzymać?

Tu pojawia się ważna kwestia, o której niewielu mówi wprost. Ministerstwo Finansów i eksperci podatkowi wyraźnie podkreślają, że pojedyncza przesłanka nie powinna być podstawą do zgłoszenia. Ocena powinna być całościowa i uwzględniać kilka elementów łącznie.

Kiedy zgłoszenie ma sens? Przede wszystkim gdy faktura pochodzi od firmy, z którą nigdy nie współpracowałeś i nie ma żadnego powodu żeby taka faktura trafiła na Twoje konto. Albo gdy nie możesz nawiązać żadnego kontaktu z wystawcą, a firma nie figuruje w publicznych rejestrach takich jak CEIDG, KRS czy wykaz podatników VAT. Dodatkowe sygnały alarmowe to bardzo krótki termin płatności wymuszający szybkie działanie, rażące błędy językowe w treści faktury czy podejrzane linki lub załączniki dołączone do dokumentu.

Kiedy zgłoszenie NIE ma sensu? Jeśli faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję, a Ty po prostu jesteś niezadowolony z kontrahenta albo macie spór o kwotę czy jakość usługi — to nie jest sprawa dla KAS. Mechanizm zgłaszania nadużyć nie służy do rozwiązywania sporów handlowych między kontrahentami.

Jeśli po analizie okaże się, że to jednak była zwykła pomyłka — zgłoszenie możesz wycofać w dowolnym momencie, również z uzasadnieniem. System na to pozwala.

Co daje zgłoszenie z punktu widzenia Twojej firmy?

Formalne zgłoszenie nadużycia w KSeF to nie tylko sygnał dla skarbówki. To również dowód na to, że dochowałeś należytej staranności — że weryfikujesz dokumenty wpływające do Twojej firmy i reagujesz na nieprawidłowości. W razie ewentualnej kontroli taki ślad w systemie może działać na Twoją korzyść.

Warto też wiedzieć, że KAS widzi zarówno samo zgłoszenie, jak i operację ukrycia faktury w systemie. To dodatkowy sygnał dla organów, że kwestionujesz rzetelność danego dokumentu — co jest istotne jeśli chodzi o Twoją odpowiedzialność podatkową.

Czy masz obowiązek zgłaszać podejrzane faktury?

Nie. Zgłoszenie nadużycia jest funkcją dobrowolną — system nie nakłada na przedsiębiorców żadnego nowego obowiązku w tym zakresie. Korzystasz z niej jeśli chcesz i jeśli masz ku temu rzeczywiste podstawy. To narzędzie dla Ciebie, nie kolejny wymóg biurokratyczny.

Regularna kontrola faktur wpływających do KSeF to jednak dobra praktyka niezależnie od tej funkcji. W Perfekt Podatki — zarówno w Przasnyszu jak i w Makowie Mazowieckim — pomagamy przedsiębiorcom wdrożyć sensowne procedury weryfikacji dokumentów, żeby żadna podejrzana faktura nie prześlizgnęła się niezauważona.

Potrzebujesz wsparcia w obsłudze KSeF?

Pomagamy firmom z Przasnysza i Makowa Mazowieckiego wdrożyć KSeF bez stresu — od konfiguracji po codzienną obsługę faktur. Masz pytania? Odezwij się do nas.

perfektpodatki.pl  ·  Przasnysz  ·  Maków Mazowiecki