Zatrudniasz pierwszego pracownika w 2026 roku? Oto co musisz wiedzieć i ile Cię to naprawdę kosztuje
Perfekt Podatki · Przasnysz i Maków Mazowiecki · Czas czytania: ok. 6 minut
Pierwszy pracownik w firmie to ważny krok — i jeden z tych momentów gdy przedsiębiorca zaczyna zdawać sobie sprawę że prowadzenie firmy to coś więcej niż wystawianie faktur. Nagle pojawiają się ZUS, umowy, urlopy, listy płac i cały świat kadrowo-płacowy. Spokojnie — tłumaczymy to krok po kroku z konkretnymi liczbami na 2026 rok.
Ile tak naprawdę kosztuje pracownik? Konkrety na 2026 rok
To pierwsze pytanie które zadaje każdy przedsiębiorca z Przasnysza i Makowa Mazowieckiego gdy myśli o zatrudnieniu. I słusznie — bo kwota brutto na umowie to nie jest kwota którą płacisz jako pracodawca. Do wynagrodzenia brutto dochodzą jeszcze składki ZUS po stronie pracodawcy.
Przy minimalnym wynagrodzeniu w 2026 roku które wynosi 4 806 zł brutto całkowity koszt pracodawcy wygląda tak:
Całkowity koszt zatrudnienia przy minimalnym wynagrodzeniu 2026
Wynagrodzenie brutto (minimalne) 4 806,00 zł
Składka emerytalna pracodawcy (9,76%)469,07 zł
Składka rentowa pracodawcy (6,50%)312,39 zł
Składka wypadkowa pracodawcy (1,67%)*80,26 zł
Fundusz Pracy (2,45%)117,75 zł
FGŚP (0,10%)4,81 zł
CAŁKOWITY KOSZT PRACODAWCY 5 790,28 zł
*Składka wypadkowa zależy od branży i liczby pracowników — dla firm do 9 osób wynosi standardowo 1,67%.
Krótko mówiąc: pracownik z pensją minimalną 4 806 zł brutto kosztuje Cię jako pracodawcę 5 790 zł miesięcznie. To ok. 20,5% więcej niż kwota brutto na umowie. Warto o tym pamiętać planując budżet.
Ile pracownik dostaje na rękę? Przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł brutto pracownik otrzymuje na konto ok. 3 576 zł netto — przy standardowych założeniach podatkowych i złożonym formularzu PIT-2. Różnica między kosztem pracodawcy (5 790 zł) a kwotą netto pracownika (3 576 zł) to łącznie ponad 2 200 zł miesięcznie które trafiają do ZUS i urzędu skarbowego.
Jakie formalności czekają Cię przy zatrudnieniu?
KROK 1
Podpisz umowę o pracę przed dopuszczeniem do pracyUmowa musi być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy — nie w dniu pierwszego dnia, ale przed nim lub najpóźniej w jego dniu przed przystąpieniem do obowiązków. Brak umowy przed dopuszczeniem do pracy to wykroczenie.
KROK 2
Skieruj pracownika na badania lekarskieWstępne badania medycyny pracy są obowiązkowe przed dopuszczeniem do pracy. Koszt ponosi pracodawca. Bez orzeczenia lekarskiego nie możesz legalnie dopuścić pracownika do obowiązków.
KROK 3
Zgłoś pracownika do ZUS — formularz ZUAMasz na to 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia czyli od pierwszego dnia pracy. Jeśli wcześniej nie byłeś płatnikiem składek — najpierw zgłaszasz firmę jako płatnika formularzem ZPA lub ZFA.
KROK 4
Przeprowadź szkolenie BHP i ppoż.Szkolenie wstępne z BHP to obowiązek przed dopuszczeniem do pracy. Składa się z instruktażu ogólnego i stanowiskowego. Możesz przeprowadzić je sam lub zlecić firmie zewnętrznej.
KROK 5
Odbierz dokumenty i załóż akta osoboweKwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje. Akta osobowe prowadzisz przez cały okres zatrudnienia i przez 10 lat po jego zakończeniu.
KROK 6
Poinformuj o warunkach zatrudnieniaW ciągu 7 dni od zawarcia umowy musisz przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia — w tym o czasie pracy, urlopie, zasadach wynagradzania i obowiązujących normach.
Umowa o pracę, zlecenie czy B2B — co wybrać?
| Forma | Koszt pracodawcy | Kiedy stosować? |
|---|---|---|
| Umowa o pracę | Brutto + ok. 20,5% narzutu ZUS | Stała współpraca, pełna kontrola nad pracownikiem, ochrona pracownicza |
| Umowa zlecenie | Zależnie od sytuacji zleceniobiorcy — możliwe niższe składki | Praca nieregularna, studenci do 26 lat (brak składek ZUS) |
| Umowa o dzieło | Tylko wynagrodzenie brutto — brak składek ZUS | Jednorazowy rezultat, dzieło twórcze — bardzo ograniczone zastosowanie |
| B2B (współpraca z firmą) | Faktura netto — brak składek po stronie zlecającego | Samodzielny wykonawca z własną działalnością — uwaga na pozorne B2B |
Uwaga na pozorne B2B: jeśli współpraca z osobą na B2B wygląda jak stosunek pracy — stałe godziny, jedno miejsce pracy, polecenia służbowe — PIP lub ZUS może zakwestionować tę formę i nakazać przekształcenie w umowę o pracę z wyrównaniem składek i zaległościami. To ryzyko realne i kosztowne.
Czy są jakieś ulgi przy zatrudnieniu pierwszego pracownika?
Tak — kilka warto znać. Jeśli zatrudniasz studenta który nie ukończył 26 roku życia na umowę zlecenie — nie płacisz za niego żadnych składek ZUS. To jeden z najtańszych sposobów na pierwsze zatrudnienie przy sezonowych lub nieregularnych pracach.
Przy umowie o pracę możesz być zwolniony z opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP w określonych sytuacjach — np. gdy zatrudniasz osobę która wcześniej przez co najmniej 30 dni była zarejestrowana jako bezrobotna. Zwolnienie obowiązuje przez 12 miesięcy.
Warto też wiedzieć że zatrudnienie pierwszego pracownika może oznaczać obowiązek rejestracji jako płatnik składek w ZUS — jeśli wcześniej tego nie robiłeś. W Perfekt Podatki, zarówno w Przasnyszu jak i w Makowie Mazowieckim, przeprowadzimy Cię przez cały ten proces od początku do końca.
Zatrudniasz pierwszego pracownika i nie wiesz od czego zacząć?
W Perfekt Podatki w Przasnyszu i Makowie Mazowieckim pomożemy Ci przejść przez formalności, wyliczyć realne koszty i ustawić obsługę kadrowo-płacową od pierwszego dnia. Skontaktuj się z nami.
perfektpodatki.pl · Przasnysz · Maków Mazowiecki